OA系统教程

OA系统说明

 

OA-企业办公系统,定位于小微企业应用,助力小微企业办公信息化所需,具有操作简单,容易上手的特点,只需简单培训或者无需培训,企业即可使用。

基于SaaS(Software as a Service)模式,以专业的Saas服务理念,致力于为小微企业提供基于Saas云架构的OA信息管理服务,企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员,您只需注册一个账户,即可尊享,简单实用的企业自动化办公需要,帮助企业快速的步入信息化管理。

 

OA功能模块一览表

功能名称

功能描述

个人事务

我的考勤

考勤管理是企业实现信息管理的一个重要办公工具,通过考勤平台,可实现对员工的出勤、缺勤管理,以减轻企业自身考勤人员的工作量。从而,为企业人事在月底对员工的绩效评估、核算工资,提供重要依据。

工作日志

各用户可每天记录工作内容,及时反馈信息与沟通。部门领导可查看本部门员工日志,最高领导可查看所有日志列表,也可按部门查询日志。部门领导可查看下属日志,同级别的工作日志是不可见的。领导与部门主管可对日志进行批示,增强互动性,有利于工作管理与指导以及知识平台建设。有批复内容的,将在下行显示批复内容,批复人与部门,批复时间与更新时间。

通讯录

通信录包含个人通信录和企业通信录,个人通信录负责记录自己相关的朋友,同学、同事、家人等相关的通信信息;企业通讯录负责记录   企业内部、企业上下级之间的通信信息,由企业组织机构自动生成,也可以手工录入企业通信录;帮助您储存、维护和管理好友、同事的个人照片、电话、邮箱、地址等联系信息的通讯录!

备忘录

建立日程安排,记录代办事项,实现适时提醒,提高工作效率,避免遗漏重要事项。

客户管理

建立企业客户档案、客户资料、客户跟踪、客户服务,以客户为中心,最大化的为企业带来新的价值

我的文档

文档管理功能是企业以及个人存放文件的窗口,对于企业可以对企业内部的资料(包括:规章制度、生产资料、图纸、党群资料等)统一管理后,通过权限共享给相关的人员查看。对于个人可以将自己的私人资料统一存放到服务器上。每个人的资料都是私有的,只有共享给谁,谁才有权限查看该资料

邮件管理

超级简单的邮件管理组件,给你简洁畅快的使用感受,而不需要过多的思考压力。恰到好处的简单,你一用便知,并实现邮件附近自动提取功能

即时通讯

相较QQ、MSN等个人即时通讯工具,OAABC即时通讯,不仅保留了个人软件操作简单的特点,还解决了企业内部即时信息的交流传递问题。

工作计划

工作计划包括:新建计划、计划抄送、计划审批等。计划类型包括:周计划、月计划、季计划、年计划、自定义计划等。

工作总结

工作总结包括:新建总结、总结抄送、我的总结等。总结类型包括:周总结、月总结、季总结、年总结、自定义总结等。

我的财务

我的财务包括:报销、借款、还款、我的工资、工资发放、财务审批、财务统计等功能,满足中小企业日常财务需求。

我的任务

是对我的工作提醒,提醒我待办的事项,如审核、考勤、通知查看等

企业事务

系统管理

对OA系统的系统设置使用设置,包括公司基本信息设置,组织结构设置,用户的添加删除,角色定义与权限分配

公告通知

通知是企业内部发布通知的一个窗口,每个部门都可以发布通知,通知可以是针对整个企业来发布,也可以针对部门内部发布;发布通知的时候需要选择发送对象,是发给所有人还是某些人。每个人收到通知后可以回复收到通知情况。

调查投票

极为简洁的方法实现对在线调查问卷创建、设计、预览、执行、结束、分析、归档整理全过程管理,可支持自由定义调查项和调查人员范围

审批

用于企业日常审批,包括但不限于加班审批、值班审批、外出审批、请假审批、出差审批、年休假审批、补登记审批,同时支持自定义审批流程

项目管理

为项目参与方提供应用模式的项目协同、控制及信息处理平台,使项目参与方能够在线完成项目进度、质量、文档等项目信息处理和项目总控管理。

内部论坛

公司内部论坛主要用于员工工作交流,活动分享等。功能包括:发帖、跟帖、版块自定义、帖子精华置顶、查看权限等功能。

办公用品

办公用品包括:申领用品、申领查询、申购计划、申购查询、出入库申请、库存查询、我的审批、基础设置等功能。

会议管理

会议管理包括:我的会议、会议管理、添加会议、会议设置等。我的会议包括:今日会议、明天会议、本周会议、会议查询、会议记录等功能。

公告通知

通知是企业内部发布通知的一个窗口,每个部门都可以发布通知,通知可以是针对整个企业来发布,也可以针对部门内部发布;发布通知的时候需要选择发送对象,是发给所有人还是某些人。每个人收到通知后可以回复收到通知情况。

应用工具

日历

日历即万年历,使用365日历开放API,可查看农历,节气,假日,宜忌等功能。

美图秀秀

使用图版软件开放API,是图版软件图片处理软件的在线版,简单易用,独有的图片特效、人像美容、拼图、场景、边框、饰品等功能。

计算器

使用帮帮开放API,可进行乘方、开方、指数、对数、三角函数、统计等方面的运算,又称函数计算器。

发票查询

使用友商发票查询开放API,用户只需要输入各地普通发票代码、发票号码等基本的票面信息,即可查出该票的相关信息。

 

 操作指南

 

 个人事务界面

企业事务界面

 

 

应用工具界面

 

 

个人事务

 

我的考勤:考勤管理是企业实现信息管理的一个重要办公工具,通过考勤平台,可实现对员工的出勤、缺勤管理,以减轻企业自身考勤人员的工作量。从而,为企业人事在月底对员工的绩效评估、核算工资,提供重要依据。


上下班登记:员工上班和下班在线打卡,可以通过API实现与公司打卡机进行接口互通。

外出登记:员工外出登陆申请,支持外出时间记录和外出审批管理。

请假登记:员工请假登陆,记录请假日期,请假天数,是否使用年假及请假审批管理。

加班登记:员工加班登陆记录,用于加班补助业绩考核,支持加班审批功能。

值班登记:员工值 班登陆记录,支持值班审批功能。

考勤记录:统计员工自己的本月出勤,包括请假、加班、值班、外出、迟到、早退、旷工等。

考勤审批:查看自己申请的考勤审批情况,如加班申请、外出申请等。

考勤设置:对公司的考勤进行原数据管理设置,如:工作日设置、迟到、早退设置、假期设置等。

考勤统计:员工考勤一览表,可以一目了然让企业管理者,了解每个员工的考勤情况。

工作日志 :每个员工对自己每天的工作安排,进行登记,提醒



新增日志:员工可以增加和管理当天的工作日志,可以精确到小时的去管理自己的工作日志如图:

共享日志:员工共享自己的工作日志给自己的上级进行汇报,上级可以查看自己下属每天的工作

天、周、月:可以按天、周、月的方式查看自己一周或者一个月的工作日志情况。

 

工作计划:对工作的计划安排。可提醒查看。

新建计划:可以按周、按月、按季、按年,及自定义计划周期的方式,对自己的工作进行工作计划安排,精细化到每一项计划分项,并且可以实现工作计划的审批管理。

我的计划:可以查看自己的工作计划,包括工作计划审批状态,工作计划的管理和修正,再审批。

抄送给我计划:即做为上级领导可以查看下属抄送给您的计划,并且进行审批。

计划审批:查看自己的工作计划,是否受到上级的认可和批阅。

 

工作总结:对工作进行总结记录。

新建总结:可以对自己每周、每月、每季度、每年的工作进行总结,包括成绩经验、问题教训、改进方案等的总结。并可以实现抄送给上级查看,让上级实时了解自己下属的工作状态和成长轨迹。

我的总结:可以编辑和查看自己的工作总结,以便对自己的工作进行回顾。

抄送给我的总结:上级可以查看下属员工,抄送给自己的工作总结。

 

 

我的财务:管理我的报销、我的借款、我的还款、我的工资、工资发放、财务审批、财务统计员工日常公司财务管理


我的报销:可以实现公司差旅报销、接待报销、交通报销等信息化管理,员工可以自己上传自己的报销类目,报销明细和报销凭证,并实现报销审批功能

我的借款:可以实现员工因出差等原因需要跟公司借款的申请,审批流程,包括借款支付方式、借款事由、借款明细

我的还款:员工对自己的借款记录,进行还款。

我的工资:可以查看自己的工资发放情况,及工资明细,包括基本工资、奖金、扣款明细等

工资发放:提供给公司财务人员,进行员工工资发放登记

财务审批:实现对员工报销、借款、还款发起的审批。

财务统计:可以对公司的员工报销、借款、还款、工资进行财务信息统计。

我的文档:对公司内部文档的管理,包括上传、归档、分享、下载等。




文件上传:每个员工都可以将自己的公司文档上传到公司文档库中,每个员工都可以像在电脑上建立文件夹一样的,管理自己的文档归档。

文件共享:员工可以将自己的文档,放在共享区,供公司其它同事查阅和下载。可以实现共享给公司所有人还是共享给指定人员。

共享区:可以查看公司所有员工共享给自己的文档,可进行下载查阅。



通讯录:个人通信录和企业通信录,个人通信录负责记录自己相关的朋友,同学、同事、家人等相关的通信信息;企业通讯录负责记录 企业内部、企业上下级之间的通信信息,由企业组织机构自动生成,也可以手工录入企业通信录;帮助您储存、维护和管理好友、同事的个人照片、电话、邮箱、地址等联系信息的通讯录!

公司内部:公司内部通讯录是根据公司组织结构自动生成,是公司每位同事的联系方式

客户:对于销售人员,可以新建和管理自己所管理的公司客户的联系人信息。也可以在授权的情况下,从公司客户库中导入客户的联系方式,放在自己的通讯录中。

群组:员工可以根据自己的通讯需要建立自己常用的通讯电话,如最简单的对于行政人员可以建立如给公司送水、给公司快递的日常企业常用通讯录。

综合查找:可以快速的通过姓名关键字的方式,快速的查找联系人信息。



备忘录:对自己的工作进行备忘提醒。

新建备忘:员工可以像记事本一样,随意的记录自己的备忘信息。并且可以设置到时提醒功能。简单、实用、有效!

 

客户管理:主要是针对公司的销售人员,市场BD人员,建立企业客户档案、客户资料、客户跟踪、客户服务的CRM管理系统

添加客户:对公司的客户进行建档,包括客户名称、来源、等级、客户阶段、客户状态、联系人、账户信息等的录入。

客户管理:对公司的客户档案进行管理、删除、修改、查看、客户追踪信息等管理

客户追踪:可以对公司的客户进行客户销售追踪,可以进行追踪状态自定义,追踪结果记录、下次追踪时间定义设定提醒等。

客户订单:在客户进行公司产品购买下单、公司库产品的选择,合同签定日期、最晚发货日期、业务员登记。

客户问题:对客服人员可以对客户的问题,进行登记、反馈、客户问题处理跟踪与回复,可以设置问题分类、问题等级等。

客户项目跟踪:可以对客户项目的执行进行阶段化管理,可以实时查看公司每一个客户的项目执行情况记录,也可以与公司网站相结合,让客户实时的了解自己的项目进度到什么阶段。

客户统计:对公司的客户从新增数量、客户状态上进行统计、汇总分析

客户追踪统计:可以统计公司销售人员对客户的追踪记录和次数,以便管理者实时的掌握销售人员对客户的追踪情况和频度。

订单统计:对客户的订单进行统计

 

我的任务:是对我的工作提醒,提醒我待办的事项,如审核、考勤、通知查看等

我的任务:实时统计我在工作中的待办项,提醒我应该去办理哪些工作和事情。

已办事项:记录我已经完成的工作事务。

 

 

企业事务:是企业管理自己内容的。一般由管理员操作

 

系统管理:对OA系统的基本设置,包括公司基本信息设置,组织结构设置,员工及用户的添加删除,角色定义与权限分配,账户安全等信息的设置

企业基本信息:公司名称、所属行业、公司电话、公司传真、通讯地址等基本信息设定

组织机构:这个是使用OA系统的第一步,在组织机构中,设置公司 的组织架构,公司部门的添加和管理,所属关系设定和排序。

职位管理:按着公司的现状,创建和管理公司的所有职位列表,如:总经理、部门经理、员工

员工管理:在OA中增加公司员工账户信息,并直接开通公司OA员工账户,支持新增员工和员工账户停用管理 。

权限设置: 权限设置是OA中责职最重要的部分,公司OA管理者,将根据不同的职位,赋予每个职位在OA中的操作和管理权限,实现公司责权的管理化。

个人资料:用于管理当前OA用户个人资料信息,完善员工的个人信息

账户安全:在这里您可以对您的登陆密码进行变更



公告通知:通知是企业内部发布通知的一个窗口,每个部门都可以发布通知,通知可以是针对整个企业来发布,也可以针对部门内部发布;发布通知的时候需要选择发送对象,是发给所有人还是某些人。每个人收到通知后可以回复收到通知情况。

 

公告列表:在这里,您可以查看浏览公司最新的公告信息、过期公告 ,历史公告查询操作。

发布公告:当公司有新的通知下发的时候,在此发布最新的公告信息,同时可以指定公告审批人和发布范围。

公告审批:对需要审核的公告,由相应责任人审批过才能公开发布,不经审批的公告不会进行发布。

我的公告:由我发起的公告的状态查看,待审批的,已通过审批的公告等



调查投票:极为简洁的方法实现对在线调查问卷创建、设计、预览、执行、结束、分析、归档整理全过程管理,可支持自由定义调查项和调查人员范围

投票列表:显示在企业经营中需要员工参与的投票参考项,正在进行的投票列表和历史投票查询

添加投票:发布新的投票信息,设置开始日期和结束日期,指定允许参与投票的范围,是所有人可以参与投票还是部分员工可以参与投票。以及查看结果方式

投票管理:对投票进行管理,编辑、删除以及投票置顶管理



流程审批:用于企业日常审批,包括但不限于加班审批、值班审批、外出审批、请假审批、出差审批、年休假审批、补登记审批,同时支持自定义审批流程

 

新建申请单: 由员工发起流程申请单,新添申请单,申请类型、自定义或者选择申请流程,申请内容、申请流程和审批人,完成一个新申请流程的请求。

我的申请:查看我已的流程审批执行的状态,包括审批中、已通过、未通过的

我的审批:对需要我审批的流程申请,进行审批通过,或者不通过,不通过的原因备注等

抄送给我的:对抄送给我的审批进行查阅

审批设置:OA管理员或者相应公司职位的人,设置和建立审批项目和审批流程,支持审批流程的自定义和分级审批设置。

已归档: 对审批的历史记录,进行归档,以便进行查阅



项目管理:为项目参与方提供应用模式的项目协同、控制及信息处理平台,使项目参与方能够在线完成项目进度、质量、文档等项目信息处理和项目总控管理。

 

添加项目:新增一个公司执行项目,包括项目基本信息(名称、项目级别、项目审批人等),项目成员(可以从公司员工中选择项目的参与人,共同来进行项目的执行)和项目任务分解

项目管理:对现有进行的项目进行管理,包括项目成员和任务二级分解

我的任务:对我参与的项目进行查看和管理,我的项目完成度、反馈跟踪

项目审批:对项目启动和项目成员组成和项目任务分解进行审批

项目问题:对项目执行过程中遇到的问题进行跟踪处理



企业论坛:公司内部论坛主要用于员工工作交流,活动分享等。功能包括:发帖、跟帖、版块自定义、帖子精华置顶、查看权限等功能。

版块设置:大栏目小版块自定义扩展

贴子相关:发帖,回帖,置顶,设置精华,删帖等

头部图片:管理员顶部图片设置

个人头像:可以员工可以上传自己的论坛头像形象图

论坛公告:论坛公告添加修改删除等

权限管理:发贴设置查询权限,可按职位设置



用品管理:申领用品、申领查询、申购计划、申购查询、出入库申请、库存查询、我的审批、基础设置等功能。

申领用品:申领标题,单据号,审批人,说明功用或用途,明细等

申领查询:申领用品查询

申购计划:申购标题,单据号,审批人,说明,明细等

申购查询:申领计划查询

出入库申请: 入库申请,出库申请

库存查询:库存查询

我的审批:需要我审批的信息,包括申领,申购,出入库

基础设置:用品类型,库房,用品信息等



会议管理:会议管理主要是企业会议的管理,发布和查询,了解企业相关会议及工作会议参与安排。包括:我的会议、会议管理、添加会议、会议设置等。

我的会议:查询今天会议,明日会议,本周会议,会议查询等

添加会议:会议标题,时间,会议室,记录,待办等

会议管理:会议查询和我的会议管理

会议设置:会议类型和会议室管理等



公司产品库:主要为了解和管理公司产品,产品类别,产品品牌及库存内容的设置。方便企业查询,实时了解企业产品。包括产品线管理,产品类别管理,产品品牌管理,产品管理,产品参数设置等。

产品线管理:企业产品线的设置,如果公司有多组产品,就可根据相关产品线进行设置添加,方便查询

产品类别:在产品线下的产品分类

产品品牌:产品类别所属的品牌进行设置,包括名称,品牌介绍

产品管理:发布产品信息及详细说明及管理

产品参数设置:产品具体参数的设置,及添加产品时所显示的相关产品的具体信息



车辆管理:主要是企业内部车辆使用情况和规范管理的功能。包括:申请用车,使用查询,车辆管理,事故管理,费用管理,用车审批等内容。

申请用车:车辆使用人的申请,包括时间,用途,等。

使用查询:对车辆状态的查询,包括已经在使用的或未使用的,方便管理

车辆管理:对车辆基本状况的了解和管理,车辆的基本情况所属部门

事故管理:车辆事故的记录在及查询,了解车辆事故情况

费用管理:每个车辆的基本费用交纳及使用情况

用车管理:查看车辆使用审批情况

应用工具

 

日历:万年历功能,员工可以实时查看日期

 

美图秀秀:简单易用的图片美化处理小工具,给公司员工处理简单图片提供方便。


 

发票系统:易用的发票查询小系统,对员工报销等发票可以进行报票验证查询。

 

计算器:在线网页计算器,由帮帮提供。

 

快递查询:企业日常小工具,可以根据快递号,查询快递状态,很简单,方便实用的小工具。




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